Chatbot apuna yritysten sisäisissä prosesseissa

Saskia Salomaa|13 helmikuu 2019

Pidätkö chatbottia vain yrityksen ja asiakkaan välisen kommunikaation ja myynnin edistämisen välineenä? Väärin! Chatbot on loistava työkalu myös yritysten sisäisten prosessien tehostamiseen ja kehittämiseen.

Chatbotit on totuttu näkemään ensisijaisesti myynnin ja asiakaskokemuksen edistämisen välineinä, eikä syyttä. Asiakaslähtöisesti toteutettu chatbot seuraa yrityksen verkkosivustolla vierailevan toimia reaaliajassa, tunnistaa hänen tarpeensa ja ehdottaa keskustelua tarvittaessa myynti- tai asiakaspalveluhenkilön kanssa.

Näin potentiaalinen asiakas voi aloittaa keskustelun suoraan sellaisen asiakaspalvelijan kanssa, joka on perillä hänen toiveistaan ja tavoitteistaan. Tämä jos mikä parantaa asiakaskokemusta ja edistää myyntiä.

Chatbotit avuksi yritysten sisäisiin prosesseihin

Chatbotteja voi hyödyntää yrityksen toiminnassa lukuisilla eri tavoilla, koska botit räätälöidään aina asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Samalla huomioidaan myös yrityksen toimiala ja tavoitteet. Tämän vuoksi chatbottia voidaan hyödyntää myös yritysten omien sisäisten prosessien tehostamiseen ja kehittämiseen. Alla esimerkkejä.

HR-palveluiden tehostaminen

Miten arkistoida kustannusraportti ja mitä tehdä, kun salasana unohtuu? Vastaus voi löytyä intranetistä tai sitten joudut ottamaan yhteyttä yrityksen HR-osastoon. Vastauksen saaminen voi kuitenkin kestää, ja tällöin tuhlataan sekä kysyjän että tuen antajan aikaa. Nopeampi ja vaivattomampi vaihtoehto on kääntyä chatbotin puoleen, joka kertoo täsmällisen ja räätälöidyn vastauksen kysymyksiisi sekunneissa.

Chatbottia voi hyödyntää myös esimerkiksi työvuorojen hallinnassa, varsinkin niissä yrityksissä, joissa tehdään paljon osa-aika- ja vuorotyötä. Näin työvuorojen organisointi ja hallinta on selkeämpää ja nopeampaa. Samalla manuaalinen työ ja viestien edestakaisin lähettely vähenevät.

Uuden työntekijän perehdytys

Uuden työntekijän aloittaessa yrityksessä, luvassa on paljon manuaalista työtä: henkilöstöhallinnon lomakkeita, tiedonsyöttöä, työkalujen jakamista ja lukemattomia eri käyttöliittymiä. Monissa tapauksessa manuaalinen työ ei ole tehokkain tapa toimia. Onneksi edellä mainitut toiminnot voi delegoida chatbotille, joka rekisteröi ja “sisäänajaa” uuden työntekijän.

Chatbottiin voi luoda myös muistilistoja, jotka muistuttavat uutta työntekijää huomioitavista asioista.

Jokapäiväiset tehtävät ja toiminnot

Työntekijöillä on valtavasti päivittäisiä tehtäviä, jotka eivät ole monimutkaisia, mutta vievät paljon aikaa. Näitä tehtäviä ovat esimerkiksi tapaamisten sopiminen, palaveritilojen varaaminen, sekä työvuorojen ja vapaapäivien ehdottaminen.

Sen lisäksi, että edellä mainitut toiminnot ovat aikasyöppöjä, ne katkaisevat hyvän flow-tilan ja sitä kautta myös tuottavuuden. Siksi chatbottien hyödyntäminen päivittäisissä arjen tehtävissä tehostaa työskentelyä, säästää aikaa ja parantaa keskittymistä.

Työhyvinvointi

Istutko läppärin ääressä kahdeksan tuntia putkeen täysin hievahtamatta? Unohtuiko lounastauko ja verryttely kiireessä? Työhyvinvoinnin laiminlyöminen tulee kalliiksi yksilölle, yritykselle ja yhteiskunnalle. Sen vuoksi siihen on tärkeää kiinnittää huomiota.

Chatbottia voi hyödyntää myös yrityksen henkilöstön hyvinvoinnin tukemiseen. Chatbotin voi ohjelmoida muistuttamaan esimerkiksi ruokatauoista ja kahvihetkestä kollegojen kanssa, sekä taukojumpasta työpäivän aikana.

Muutosprosessit

Chatbotit ovat käteviä työkaluja tuotekehityksessä, hallinnollisissa muutoksissa, sekä muutostilanteissa. Ajatellaan esimerkkinä vaikkapa GDPR:ää. Uusi tietosuoja-asetus aiheutti varmasti uusia, sisäisiä prosesseja, hämmennystä, kysymyksiä ja ajankohtaisten vastausten puutetta monen yrityksen henkilöstössä.

GDPR:n tapaisessa muutostilanteessa chatbottia olisi voinut hyödyntää muutosprosessissa tiedonvälittäjänä ja tietopankkina, sekä sisäisen viestinnän välineenä. Näin ihmiset olisivat saaneet ajankohtaista tietoa tietosuojauudistuksesta ja yrityksen toimintaan vaikuttavista asioista, mikä olisi helpottanut ihmisten epätietoisuutta ja muutosten läpiviemistä.

Jaa tämä julkaisu

Saattaisit olla kiinnostunut myös näistä

Client cases
Client cases
Chatbot-webinaari

Chatbot-webinaari

27 helmikuu 2019

Kiinnostuitko?

Haluatko kuulla 5 konkreettista tapaa kehittää asiakaskokemusta verkossa? Jätä yhteystietosi, niin keskustellaan lisää.

Ota yhteyttä

LEKANE OY

Lars Sonckin kaari 12

02600 Espoo

CEO Marko Virtanen

Tel. +358 (0)400 428 515

CTO Petri Pellinen

Tel. +358 (0)40 586 2444

Sales Antti Vasala

Tel. +358 (0)44 544 6774

antti.vasala@lekane.com